Tips productivité: Quelle est LA denrée de l’entrepreneur?

Combien de journées avez-vous passé à courir stressé la semaine dernière ? Combien de fois avez-vous été tenté de partir en retard pour préparer un RDV client et êtes arrivé en retard (ou avez roulé trop vite… ce qui n’est pas franchement recommandé) ? Ou encore, combien de fois êtes-vous rentré à la maison en ayant oublié un truc important à faire? Ce qui vous oblige à rallumer l’ordinateur le soir après le repas au lieu de voir des amis ou de passer du temps avec Madame (ou Monsieur).

Une bonne organisation et de bonnes méthodes permettent d’augmenter sa productivité :

Cela réduit les journées en permettant de se vider le cerveau après avoir listé les tâches, donc gagner en efficacité (j’y reviendrai), ou encore d’augmenter le travail abattu. Bonus: le fait d’avoir le sentiment d’avoir été bon en fin de journée lorsque vous retrouvez votre petite famille et sa quiétude…

 

Le temps et l’organisation sont la clé de tout entrepreneur efficace : ils ont un énorme impact sur votre efficacité professionnelle -votre réussite potentiellement – mais aussi sur votre vie personnelle. Outre le temps effectivement perdu, ils peuvent être sources de stress, démotivation, fatigue accumulée (et cette dernière peut créer une perte de confiance en soi, des blocages, donc de nouveau frein, etc.). Mais, ils utilisent aussi votre « bande passante » en vous préoccupant : votre cerveau n’est pas à 100%.

 

Dans mon ancienne vie d’ingénieur technique, je donnais des formations en gestion du temps. Pour cela, j’avais extrait les pratiques des meilleures formations mondiales (GTD, Pomodoro, 4HWW, etc…), dans une formation d’une journée. Pour vous, je les ai à nouveau synthétisés en une méthode que j’ai nommée « CHRONOS » avec elle, vous deviendrez un dieu du temps 😊.

 

Commençons par les 5 grandes lois qui régissent la gestion du temps. Il faut les garder en tête pour appliquer la méthode :

a.     La loi de Pareto :

 

20% des activités produisent 80% des résultats

 

Mon conseil : Ne faites que les activités qui ont un impact maximum !

 

b.     La loi de Parkinson :

 

Plus on alloue de temps pour une tâche, plus la tâche prend de temps.

 

Mon conseil : Fixez-vous des temps de travail agressifs mais réalistes.

 

 

c.     La loi D’illich :

 

Au-delà d’un certain volume de travail, l’efficacité décroit.

 

Mon conseil : Sauf cas de force majeure, essayez de ne pas faire de TRES grosse journée. C’est contre-productif car vous faites plus d’heures mais votre travail est moins efficace et vous accumulez de la fatigue.

 

d.     La loi de Carson :

 

Faire un travail d’une traite, prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois.

 

Mon conseil : Groupez au mieux les tâches longues afin de ne pas reperdre X fois le temps de préparation et/ou de concentration lors du démarrage

 

e.     La loi de Murphy :

 

Toute chose prend plus de temps qu’on le l’avait prévu

 

Mon conseil : prévoyez toujours un peu de temps au moment de la livraison du produit ou service pour être sûr que l’imprévu ne gâche pas tout (cette loi est aussi appelée la loi de l’emmerdement maximum en langage châtié, ndlr)

 

Voici la recette de la méthode « CHRONOS » à appliquer une fois les 5 lois ci-dessus en tête :

Donc, prenez 5 mn le matin pour gagner jusqu’à 20 fois plus tous les jours !

 

1)   Pour gagner en productivité, commencez par lister les tâches sur papier libre en évitant vos voleurs de temps :

 

a.     Multitâche :

 

On perd énormément en productivité (environ 20% par tâche supplémentaire) en faisant des tâches en même temps. De plus, il y a un gros risque de se démotiver (car les 5 tâches mettent 5 fois plus de temps à se réaliser : Mécaniquement, on met 5 fois plus de temps à atteindre leurs objectifs).

 

b.     Interruptions /notifications

 

Coupez toutes sources de distraction de votre espace de travail pendant vos heures de productivité que ce soit sms, chat, email, applications. On les consulte 1 à 2 fois par jour max et on coupe les notifications pour ne pas être tenté de faire du « multitâche ».

 

c.     L’incapacité de dire NON

 

Si vous êtes en train de faire quelque chose d’important et/ou urgent, sachez faire attendre les non urgences en disant « NON ». On se fait des nœuds au cerveau sur l’aspect social de ce refus mais souvent, ce n’est pas grave si la tâche est faite plus tard (parfois elle n’est même plus nécessaire) et le gain en productivité est impressionnant.

 

d.     L’absence de priorités.

 

Lorsque vous listez les tâches, indiquez dans la marge si elles sont UI (urgentes et importantes), U (urgentes), I (importantes) ou 0 (non urgente, non importante)

 

2)    Etape 2 : on va prioriser les taches dont l’échéance est dans moins de 10 jours en les recopiant dans le template figurant à la fin de l’E-Book:

a.     A traiter en priorité l’urgent et l’important (tâches UI)

b.     A déléguer ou faire le plus vite possible : Urgent pas important (tâches U)

c.     A planifier ou faire l’important non urgent (tâches I)

d.     Pas important pas urgent : à la poubelle (tâches 0)

e.     Toutes les tâches UI, U et I qui ont une échéance à plus de 10 jours iront dans une liste sur la seconde page du document.

 

Quelques astuces majeures pour augmenter encore vos performances :

 

  • Le cerveau fonctionne par cycle de 20/25mn de concentration : la méthode Pomodoro conseille de travailler 25mn puis de faire 5 mn de pause (4 cycles comme ceux-ci puis pause de 15mn)
  • Toutes les tâches durant moins de 2mn sont à réaliser immédiatement (pas de liste ou de priorisation, on les réalise et puis c’est tout) : Cela prend plus de temps de les planifier !
  • Mettez des jalons (dates limites) agressifs mais réalistes pour vos tâches
  • Mettez-vous dans une mentalité « just get it done » (au boulot !) avant de commencer des tâches en pensant au : Pourquoi vous faites ça. Puis, faites une première petite tâche pour lancer la machine. Comme par magie, vous ne serez plus tenté de procrastiner !
  • Bénéficiez d’un effet de groupe, si possible. Sans groupe, votre motivation fluctue et vous n’aurez pas de pression extérieure si vous êtes tenté de « reculer » la deadline.

 

En résumé, passez à l’action :

  1. Faites une liste de tout ce que l’on doit faire, avec une échéance (date de livraison)

  2. Effacez tout ce qui est en lien avec les voleurs de temps et remplacez par une tâche « communication » (30mn par demi-journée par ex)

  3. Priorisez les tâches en UI, U, I , 0

  4. Copier ce qu’il reste sur une feuille A4 divisée en 3 avec (voir le modèle dans mon guide ici ) :

  • En haut (UI) : Les actions (UI) urgentes et importantes
  • Au milieu (U): Les taches urgentes pas importantes à déléguer ou faire le plus vite possible
  • En bas de page (I) : tout ce qu’il faut planifier dans votre agenda ou faire pour soi ou les autres (important non urgent).
  • Toutes les actions au-delà de l’horizon sont mises page 2. (échéance à plus de 10 jours, sujet à priori non important)

FONCEZ : LA RÉUSSITE EST EN VOUS !

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Damien PLUTINO
 

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